Sztuka odpoczywania dla podniesienia efektywności pracy

Czy budzisz się zmęczony i najchętniej zakopał byś się pod najgłębszymi warstwami kołdry? Sprawdzasz e-mail zanim wyjdziesz z łóżka albo jeszcze przed śniadaniem? A potem pomijasz śniadanie w domu, bo już jest za późno a zamiast tego szamasz coś mniej zdrowego po drodze – tak będzie oszczędniej z czasem, co nie? Rzadko odchodzisz od biurka podczas pracy, żeby zjeść drugie śniadanie? Biegasz od spotkania do spotkania bez chwili oddechu pomiędzy? Wydaje Ci się niemal niemożliwe nadążanie z ogromnym napływem maili, które zalewają Twoją skrzynkę e-mailową? A może kończysz pracę później niż byś tego chciał a i tak czujesz się zmuszony do sprawdzenia poczty wieczorem?

Jeżeli zdarza Ci się chociaż kilka z tych rzeczy, to wiedz nie jesteś sam. Coraz większa ilość osób w wieku produkcyjnym zauważa, że nie jest w stanie żonglować różnorodnymi wymaganiami zawodowymi.

Coraz częściej jest też dla nas normą tak mnoga ilość różnego rodzaju zadań, że nie dajemy rady utrzymywać odpowiedniego tempa żonglowania. Oczywiście wcześniej czy później jakąś piłeczkę upuszczamy. Z jednej strony wzrost tempa i ilości zadań, wydaje się naturalny.  Jednak z drugiej strony, im bardziej się przyjrzeć (szczególnie przyglądając się tym, którzy już osiągnęli sukces), tym bardziej wyłania się skuteczność pozornie nieintuicyjnego podejścia.

Więcej czasu x więcej energii = więcej produktywności

Paradoksalnie najlepszym sposobem, aby zrobić więcej może być poświęcenie większej ilości czasu na robienie mniej.

Nieodnawialny czas…

„Więcej, szybciej.” Taki etos produktywności wywodzącej się zapewne jeszcze z myślenia rewolucji przemysłowej i charakterystycznym dla wielu z podejść rozwoju osobistego jest zakorzeniony w mitycznym i prowadzącym na manowce założeniu:

„Jeżeli tylko wystarczająco mocno chcemy, to możemy wszystko. Jesteśmy omnipotentni, a nasze zasoby są nieograniczone”

To założenie prowadzi do jednego z wielu działań, objawiających się opisanymi na początku i tak bardzo znanymi Ci skutkami. Generalnie to czas jest głównym i pierwszorzędnym zasobem na którym polegasz, a skoro wg przedstawionego powyżej założenia, masz nieograniczone możliwości i zasoby, to kiedy chcesz więcej zdziałać po prostu inwestujesz więcej czasu. Ale oczywiście czas jest zasobem ograniczonym i co najważniejsze nieodnawialnym – zapewne nie raz czułeś, że czas Cię goni lub czas Ci się kończy.

A tymczasem o ile najprawdopodobniej już osiągnąłeś limity tego, ile czasu możesz poświęcić w czasie dnia na pracę, o tyle możesz znacząco zwiększyć nie tyle czas co jakość energii wkładanej w tą pracę. W tym miejscu moja ukochana nauka dostarcza użytecznego sposobu zrozumienia mechanizmów biorących udział w rozgrywce.

… i odnawialna energia

Coraz większa ilość najnowszych badań i to w dodatku interdyscyplinarnych pokazuje, że strategiczna odnowa (energii i zasobów organizmu) – wliczając w nią takie działania jak: ćwiczenia fizyczne, popołudniowa drzemka mocy, zdrowy i długi sen, większą ilość czasu z dala od miejsca pracy i dłuższe, częstsze wakacje – te wszystkie przemyślane posunięcia owocują bardzo pożądanymi skutkami takimi jak: zwiększenie produktywności, efektywności pracy i oczywiście lepszym zdrowiem.

Fizycy rozumieją energię jako potencjał wykonania pracy. Tak jak czas, energia jest ograniczona, ale w odróżnieniu od czasu energia jest odnawialna. Tak jak mówiłem wzięcie sobie więcej wolnego zamiast dłuższej pracy jest zapewne dla Ciebie jak i dla wielu z nas wbrew-intuicyjne. Taki pomysł jest też wbrew przeważającemu w pracy myśleniu, gdzie czas odpoczynku jest postrzegany jako czas zmarnowany. Jeżeli tak myślisz to zobacz czy zdarza (i jak często) Ci się jeść przy biurku, w drodze, albo omijanie posiłków i odpoczynku w strachu, że zmarnujesz czas i nie zdążysz z wyznaczonymi zadaniami. Wg badań więcej niż 1/3 pracowników robi tak na co dzień. Dodatkowo więcej niż połowa zakłada, że i tak będzie pracować podczas wakacji.

W większości miejsc pracy, nagrody trafiają się tym, którzy mocno popychają się do granic możliwości i robią tak przez dłuższy okres czasu. Jest to łatwo widoczne dla szefów i dlatego łatwiej zmierzyć, a zatem łatwiej nagradzać takie zachowania. Ale to nie oznacza, że są oni bardziej produktywni.

Spędzanie większej ilości godzin w pracy często prowadzi do braku czasu na sen, a niewystarczająca ilość snu znacząco wpływa na skuteczność działania. Fakt, który chyba wszyscy znają, ale mało kto bierze go pod uwagę.

Spij długo!

Podczas badań ponad 400 pracowników badacze odkryli, że zbyt krótki sen – zdefiniowane jako mniej niż 6 godzin każdej nocy – był jednym z najsilniejszych czynników przewidujących wypalenie. Ostatnie badania Harvardu oszacowały, że deprywacja snu kosztuje amerykańskie firmy 63.2 miliarda dolarów rocznie w straconej produktywności.

Badacz ze Stanford Cheri D. Mah odkrył, że gdy koszykarze spali w nocy 10 godzin ich skuteczność dramatycznie się polepszyła: rzuty wolne i rzuty za 3 zwiększyły się o 9%.

Drzemaj popołudniu!

Drzemki w czasie dnia mają podobny efekt na skuteczność. Gdy kontrolerzy lotów pracujący na nocną zmianę mieli 40 minut na drzemkę – i drzemali średnio przez 19 minut – otrzymywali lepsze wyniki na testach mierzących uważność podczas czuwania i czas reakcji.

Dłuższe drzemki mają jeszcze bardziej wpływ niż drzemki krótkie. Sara C. Mednick, badaczka snu na uniwersytecie Kalifornii w Riverside, odkryła, że 60-90 minutowa drzemka polepszyła wyniki testów pamięci w takim stopniu jak to robi ośmiogodzinny sen!

Wykorzystuj wakacje i urlopy!

WIĘKSZA ilość wakacji i wypoczynków jest w tym samym stopniu dobroczynna. W 2006 firma Ernst & Young przeprowadziła wewnętrzne badania swoich pracowników i odkryto, że za każde dodatkowe 10 godzin wakacji, które pracownicy wzieli, ich całoroczne oceny skuteczności wystawiane przez szefów zwiększyły się o 8%. Ci którzy częściej brali wakacje rzadziej też opuszczali firmę.

Tajemnica Odnowy energii zamknięta jest w cyklach

Ten związek pomiędzy zwiększającymi się wymaganiami wydajności, a większą potrzebą regeneracji dobrze rozumieją atleci. Niestety gdy jesteś pod naciskiem terminów i wymaganych efektów, najczęściej zapewne odczuwasz wynikający z paniki odwrotny impuls: muszę bardziej przycisnąć, nie mam czasu na odpoczynek.

Znaczenie odnowy jest zakorzenione w naszej fizjologii. Ludzie nie są zaprojektowani do ciągłego i niekończącego się wydawania energii. Powinniśmy za to oscylować między zużywaniem i odzyskiwaniem energii. Oczywiście zachowując odpowiedni dla siebie balans.

W latach 50tych XX wieku, badacze William Dement i Nathaniel Kleitman odkryli, że śpisz w około 90 minutowych okresach, przechodząc od lekkiego do głębokiego snu i w drugą stronę. Jeżeli interesujesz się odrobinę tematami produktywności to najprawdopodobniej już znasz ten cykl. Czego prawdopodobnie nie czytałeś, a może się domyślałeś po samoobserwacji tego jak wygląda Twój poziom energii w czasie dnia – cykl odnowy energii powtarza się także w czasie dnia.

Różnica jednak polega na tym, że w czasie dnia przechodzisz ze stanu uwagi progresywnie do stanu zmęczenia. Dzieje się tak również co 90 minut, ale nie ma niestety samoistnego powrotu do stanu większego pobudzenia jak w czasie snu. Twój organizm regularnie co 90 minut coraz bardziej traci zasoby energii i dlatego prosi Cię o zafundowanie sobie przerwy.  Niestety zapewne zagłuszasz te sygnały i zamiast odpoczynku,  szprycujesz się dodatkową ilością kawy, cukru oraz swoimi własnymi rezerwami awaryjnymi – hormonami stresu jak adrenalina, noradrenalina czy kortyzolem.

Sztuka odpoczynku

Praca w 90 minutowych interwałach okazuje się być receptą na maksymalizację produktywności. Badania nad elitarnym gronem muzyków, atletów, aktorów i szachistów pokazały, że w każdej z tych dziedzin najlepsi z nich ćwiczyli w nieprzerwanych sesjach nie dłuższych niż 90 minut. Zaczynają rano, biorą sobie przerwę między sesjami ćwiczenia i rzadko kiedy pracują dłużej niż przez cztery i pół godziny któregokolwiek dnia.

Wniosek z badań Ericssona jest następujący:

„Aby zmaksymalizować zyski z długoterminowych ćwiczeń, trzeba unikać wyczerpania i ograniczyć ćwiczenia do ilości po której wydatek energii na nie przeznaczony możesz w całości odnowić w ciągu jednego dnia lub tygodnia.”

Co ciekawe pomimo, iż stosowałem i nadal stosuję podczas pisania artykułów metodę pomodoro i pracuję w sesjach 25 minutowych z 5 min. przerwami pomiędzy, to jakoś zawsze spoglądając na zegarek, po mniej więcej 3 pomidorach czułem się wyczerpany – zwiększała mi się ilość literówek, myśli mi się plątały, popełniałem błędy ortograficzne. Maksymalnie udaje mi się wrzucić w czasie dnia 3 takie 90 minutowe sesje. Dodatkowo lepiej mi idzie jeżeli pierwszą rozpocznę rano, zaraz po śniadaniu. Wtedy mam czas na drugą po drugim śniadaniu i ewentualnie jeszcze jedną późnym popołudniem/wieczorem.

Odpoczynek to część pracy

W międzyczasie Agnieszka zawsze powtarzała mi, że odpoczynek to też część pracy i nauczyłem się, że pod względem końcowych efektów i ilości wysiłku jaki mogę włożyć w zadanie, nie liczy się to jak długo, ale jak dobrze odnawiam energię. Tak, nawet odnowa energii wymaga nauki. Wszyscy mówią o tym, że musisz nauczyć się wydajnie i odpowiednio pracować. Ale nikt nie mówi, że musisz tez odpowiednio ćwiczyć sztukę odpoczynku.

Nauka szybkiego i głębokiego uciszenia umysłu i zrelaksowania ciała – polecam medytację i/lub trening uważności, – pozwoli Ci odpowiednio doładować akumulatory w czasie przerw.

Późną wiosną i latem po pierwszej lub drugiej sesji zdarza mi się czasem skoczyć do parku pobiegać. Jako, że podczas biegania używam muzyki, która każe mi się skupić lub aplikacji Zombies! Run! na iPhone, to nie mam czasu wtedy myśleć o pracy. Sam wysiłek fizyczny nie tylko rozluźnia mięśnie, ale też oczyszcza umysł ze zmartwień (tutaj działają oczywiście endorfiny). Po powrocie najczęściej uderzają mnie nowe, świetne pomysły, które pięknie układają mi rzeczy z którymi wcześniej miałem problem.

Odnowa pełni centralną rolę w tym jak pracujesz. Poświęć miejsce w domu, blisko miejsca pracy na „pokój/miejsce odnowy”, gdzie będziesz mógł się zdrzemnąć, pomedytować czy w inny sposób zrelaksować się. To może być kuchnia, gdy wpadasz na kilka/naście minut żeby coś przekąsić czy napić się wody. Możesz przelecieć mieszkanie i podlać kwiatki, nakarmić rybki, kota czy psa albo skoczyć właśnie z nim na spacer. Skoro już wiesz, że odpoczynek i praca są dwoma stronami tej samej monety, to nie wpisuj do kalendarza nie tylko jej jedną stronę. Zblokuj też odpowiednią ilość czasu na regenerację energii między 90 minutowymi sesjami pracy i udaj się do jednego ze swoich miejsc odnowy. Ustaw sobie rutynę zakończenia pracy każdego dnia o jakiejś konkretnej godzinie i się jej trzymaj. Moje „Work Shutdown Complete” jest wpisane w kalendarzu na godzinę 19:00, bo jestem sową i późno wstaję, ale ty oczywiście dostosuj ją do siebie.

Najprościej ideę stojącą za tym wszystkim podsumować następująco:

Energia jaką przynosisz do pracy jest o wiele bardziej istotna w sensie jakości i wartości pracy niż ilość godzin jaką pracujesz. Zarządzając energią z większą umiejętnością, jest możliwe, abyś zrobił więcej w krótszym czasie i w dodatku był w stanie utrzymać takie tempo przez bardzo długi czas, jeżeli nawet nie na zawsze.

Sekret jest prosty. Gdy odnawiasz energię, odnawiaj ją porządnie, tak gdy już wrócisz do pracy, będziesz mógł na prawdę pracować.