Archiwizacja danych może być prosta

Faktury, umowy, akta pracownicze czy rozmaite deklaracje podatkowe to tylko część z długiej listy dokumentów, które musi gromadzić zdecydowana większość przedsiębiorstw. Wraz z biegiem czasu, liczba przechowywanych dokumentów może rozrosnąć się do stopnia, w którym komfortowe korzystanie ze zgromadzonych przez lata danych stanie się niemożliwe. Z pomocą przychodzi wówczas archiwizacja danych – jakie narzędzia pomogą usprawnić ten proces?

Na czym polega archiwizacja danych?

Archiwizacja danych, czyli data archiving, to szereg procesów, mających na celu gromadzenie danych cyfrowych w sposób bezpieczny, chroniąc informacje wrażliwe przed wglądem osób niepowołanych. Jakość systemów informatycznych, wykorzystywanych w tworzeniu cyfrowego archiwum, odgrywa w tym przypadku kluczowe znaczenie. Choć korzystanie z danych w formie elektronicznej jest znacznie wygodniejsze niż z archiwum w postaci papierowej, systemy te mogą stać się przedmiotem niezwykle groźnych cyberataków – wykorzystywane metody archiwizacji danych powinny opierać się o najnowocześniejsze wytyczne w zakresie bezpieczeństwa, które wydatnie zmniejszą ryzyko wycieku danych.

Warto pamiętać również, że bezpieczna archiwizacja danych to aspekt, na który wpływ ma nie tylko wewnętrzna polityka każdej firmy – to obowiązujący wymóg prawny, a gromadzone dane osobowe podlegają ochronie, wynikającej m.in. z europejskiego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Jego zapisy głoszą, że przechowywane dane wrażliwe nie mogą być przekazywane kolejnym podmiotom bez zgody ich właściciela, a raz wyrażona zgoda może być cofnięta w każdej chwili.

Archiwizacja danych przynosi długofalowe korzyści

Jedną z najważniejszych zalet, jaką wyróżnia się kompleksowa archiwizacja danych w cyfrowej formie, jest znaczące obniżenie kosztów związanych z ich przechowywaniem. Dane cyfrowe zajmują mniej miejsca, a ich udostępnianie nie wymaga sporządzenia wydruków, co obniża koszty eksploatacyjne danego przedsiębiorstwa.

Nowoczesne metody archiwizacji danych pomagają również w sprawnym administrowaniu zgromadzonymi informacjami – fizyczną pracę człowieka zastępuje skrojony pod potrzeby firmy system informatyczny, który pozwala na zautomatyzowanie powtarzanych cyklicznie procesów, sprzyja również szybkiej segmentacji i wyszukiwaniu wymaganych informacji. Warto podkreślić także wygodę wykonywania cyklicznych kopii zapasowych – proces ten wymaga wówczas zaledwie kilku kliknięć.

Dołącz do zadowolonych klientów marki Euroimpex

Szukasz gotowego systemu informatycznego, dzięki któremu usprawnisz proces organizacji firmowych danych? Zapoznaj się z systemami z serii Documaster, posiadających certyfikat zarządzania bezpieczeństwem informacji w sposób zgodny z RODO. Oprogramowanie Euroimpex zostało zaprojektowane z myślą o potrzebach zarówno przedsiębiorstw, jak i administracji publicznej – to oryginalne rozwiązanie, które pozwoli Twojej firmie na skuteczną archiwizację danych, wychodząc naprzeciw wyzwaniom, z jakimi wiąże się nowoczesny biznes.