5 tematów, które warto poruszyć z księgową

Wybór księgowej, kiedy zakłada się działalność gospodarczą jest sprawą niełatwą. Również przedsiębiorcy działający na rynku niejednokrotnie zmieniają usługi księgowe z różnych powodów. Biuro rachunkowe może nawet założyć w naszym imieniu działalność gospodarczą, jeśli dostanie odpowiednie pełnomocnictwa. Nie musi nawet prowadzić usług księgowych w naszym mieście. W końcu księgowość online zyskuje coraz większą popularność. Warto zatem przed przystąpieniem do poszukiwań zastanowić się, jakie tematy warto poruszyć z księgową.

Koszty rozliczania faktur przychodu i kosztowych – limity

Bardzo ważną kwestią z punktu widzenia przedsiębiorcy są dodatkowe koszty rozliczania faktur. Zwykle biura księgowe posiadają określone w umowie pakiety, powyżej których za każdą dodatkową fakturę trzeba zapłacić. Dlatego to jeden z ważnych tematów, który na samym początku należy poruszyć z księgową. Dotyczy do zarówno faktur przychodu, jak i faktur kosztowych. Opłaty są zwykle kilkuzłotowe, jednak warto poruszyć tę kwestię. Oczywiście dobra księgowa może doradzić Ci pewne rozwiązania, które pozwolą Ci ograniczyć koszty. Najprostszym z nich jest branie faktur zbiorczych za usługi, z których korzysta się przez cały miesiąc, np. może to dotyczyć faktury za paliwo do służbowego samochodu.

Przechowywanie oryginałów faktur – po czyjej stronie jest odpowiedzialność

W sytuacji kontroli z Urzędu Skarbowego konieczne jest posiadanie faktur do 5 lat wstecz lub bardziej precyzyjnie do 5 okresów rozliczeniowych. Należy zatem robić w kilku miejscach kopie bądź przechowywać je w chmurze. Istotną kwestią jest więc, czy biuro rachunkowe będzie przechowywać oryginały faktur, czy księgowej wystarczą kopie. To ważna kwestia, którą należy poruszyć podczas rozmowy. W drugim przypadku trzeba się liczyć z koniecznością comiesięcznego dostarczania faktur, co jest dość dużym dyskomfortem. Oczywiście w przypadku prowadzenia KPIR, kiedy wszystkie dokumenty zostały dostarczone, a księgowa popełniła błąd to biuro rachunkowe może wypłacić odszkodowanie za niestaranność.

Istotny jest rodzaj kontaktu z księgową

Są sytuacje, kiedy trzeba rozliczyć dodatkową fakturę, której wcześniej nie zdążyło się dostarczyć. Zatem trzeba poruszyć kwestie możliwości kontaktu mailowego i przesyłania kopii za pośrednictwem poczty elektronicznej. W przypadku załatwiania innych kwestii, takich jak wątpliwości przy rozliczeniu, oczywiście istotny jest również kontakt telefoniczny. Dobry kontakt z księgową jest bezcenny, a w sytuacji gdy sprawy można załatwiać zdalnie jest to duża oszczędność czasu.

Rozliczanie KPIR – kiedy musisz dostarczyć faktury kosztowe?

Kolejnym tematem, który należy poruszyć z księgową jest termin, w którym musisz dostarczyć stacjonarnie lub online faktury kosztowe. Zwykle biuro rachunkowe ustalając termin, za zwłokę w dostarczeniu pobiera opłatę. Jednak, jeśli porozumiesz się z księgową wcześniej i ustalisz późniejszy termin, być może unikniesz dodatkowych kosztów. Wszystko jest kwestią dialogu i zawsze można dojść do konsensusu.

Ustalenie wszystkich terminów ułatwi współpracę

Warto porozmawiać z księgową na temat nieco wcześniejszego terminu przysyłania miesięcznego rozliczenia. Zawarta jest w nim bowiem wysokość podatków pomniejszonych o koszta, czyli kwota jaką trzeba zapłacić w ramach podatku dochodowego PIT, a także VAT, w przypadku, gdy jesteś VAT-owcem. Konieczne jest opłacenie ich w terminie, dlatego warto, aby otrzymanie rozliczenia nie było na ostatnią chwilę, gdyż w przypadku jakichś błędów, czy konieczności uzasadnienia kosztów, masz jeszcze czas na reakcję i ewentualną korektę. Oczywiście najlepiej jeśli masz wgląd do księgowości online, z poziomu której możesz często przejść od razu do zapłaty podatków.

Księgowa może również doradzić Ci, czy w twojej sytuacji konieczne jest rozliczanie VAT. Ponadto ma również spore rozeznanie, jeśli chodzi o rozliczanie KPIR i różnych wyjątków. Zatem nawet, jeśli prowadzisz małą księgowość samodzielnie, to jednak w razie wątpliwości, warto umówić się na poradę księgową i sprawdzić czy przypuszczenia dotyczące możliwości zaliczenia zakupionego sprzętu do ewidencji środków trwałych jest uzasadnione. Współpraca z dobrym biurem księgowym pozwoli zaoszczędzić sporo nerwów.